TSE-QR-Code auf dem Kassenbon: Pflicht, Inhalt und Nutzen

Was ist die TSE?

Wer Umsätze mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, also mit einer elektronischen Kasse, muss dieses System nach § 146a der Abgabenordnung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen. Die TSE protokolliert jeden Vorgang und versieht ihn mit einer Signatur. Wird ein Vorgang nachträglich verändert oder gelöscht, fällt das bei einer Prüfung auf.

Dieselbe Vorschrift regelt die Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO): Wer so aufzeichnet, muss dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg ausstellen. Für den Verkauf von Waren an viele nicht bekannte Personen kann das Finanzamt eine Befreiung erteilen (§ 148 AO). Nach § 6 KassenSichV kann der Beleg dabei auf Papier oder, wenn der Belegempfänger zustimmt, elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden.

Welche Angaben auf dem Beleg stehen müssen, legt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) fest.

Nicht jedes elektronische System fällt unter diese Pflicht. § 1 KassenSichV nimmt unter anderem Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker, Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung, Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte aus. Für eine übliche Ladenkasse gilt die Pflicht dagegen.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt außerdem die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO (Kassenmeldepflicht): Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt oder außer Betrieb nimmt, meldet das dem Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über ELSTER. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Meldefrist bis zum 31. Juli 2025; neue Systeme sind binnen eines Monats zu melden.

Was steht im QR-Code?

§ 6 KassenSichV nennt die Mindestangaben eines Belegs. Dazu gehören neben Name und Anschrift des Unternehmens, Datum, Leistung, Entgelt und Steuer auch die Angaben aus der TSE:

• die Seriennummer der Kasse und der TSE,
• die Transaktionsnummer,
• die Zeitpunkte von Beginn und Ende des Vorgangs,
• der Prüfwert (die Signatur),
• der Signaturzähler.

Wie ein QR-Code diese Angaben enthält, beschreibt die DSFinV-K, die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme, in ihrem Anhang I. Der Inhalt ist eine lange Zeichenkette, deren Felder durch Semikolons getrennt sind (Stand der Beschreibung: DSFinV-K 2.4): eine Versionskennung, die Seriennummer der Kasse, die Art des Vorgangs, die Vorgangsdaten mit den Beträgen je Steuersatz und der Zahlart, Transaktionsnummer, Signaturzähler, Start- und Endzeit, das verwendete Signaturverfahren, die Signatur selbst und der öffentliche Schlüssel, mit dem sie sich prüfen lässt. Die Seriennummer der TSE ist kein eigenes Feld des Codes; sie lässt sich aus dem öffentlichen Schlüssel ableiten. Auf dem Beleg selbst verlangt § 6 KassenSichV beide Seriennummern, die des Aufzeichnungssystems und die der TSE.

Für Menschen ist das kaum lesbar, für Software dafür umso besser. Genau darum geht es: Ein Prüfer kann einen Beleg mit einer App scannen und sofort sehen, ob die Signatur zu den Daten passt.

Ist der QR-Code Pflicht?

In Deutschland: nein. § 6 KassenSichV verlangt, dass die Angaben entweder

1. für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sind,
2. aus einem QR-Code nach den Vorgaben der DSFinV auslesbar sind oder
3. in einer elektronischen Rechnung enthalten sind.

Alle drei Wege sind zulässig. Viele Kassen drucken die TSE-Angaben deshalb als Klartext, andere als QR-Code, manche beides.

Warum der QR-Code trotzdem weit verbreitet ist, erklärt die DSFinV-K selbst: Enthält der Beleg einen QR-Code, kann eine Kassen-Nachschau unter Umständen schon beendet werden, wenn sich einzelne Belege darüber prüfen lassen. Gibt es keinen QR-Code, muss ein Datenexport aus der Kasse oder der TSE erfolgen. Das kostet Zeit und kann den Betrieb stören.

Für die Lesbarkeit empfiehlt die DSFinV-K eine Größe von mindestens 3 x 3 cm und eine Druckqualität von mindestens 300 dpi.

Österreich: RKSV im Vergleich

Österreich regelt das Thema mit der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Dort ist nach jeder Signaturerstellung ein maschinenlesbarer Code aufzubereiten, und der Regelfall ist der QR-Code auf dem Beleg. Nur wenn sich kein QR-Code drucken lässt, erlaubt die RKSV als Alternative, den maschinenlesbaren Code als Barcode oder als OCR-lesbaren Text darzustellen.

Der österreichische Code enthält unter anderem die Kassenidentifikationsnummer, die fortlaufende Belegnummer, Datum und Uhrzeit, die Beträge nach Steuersätzen, den verschlüsselten Umsatzzähler und die Signaturwerte des aktuellen und des vorherigen Umsatzes. Die Belege sind damit untereinander verkettet.

Häufige Fehler

Rechtlich zulässig heißt nicht automatisch gut lesbar. In der Praxis scheitert das Scannen meist an Kleinigkeiten:

• Zu kleiner Code. Unter der empfohlenen Größe von 3 x 3 cm lesen viele Handykameras den dichten TSE-Code nur mit Mühe.
• Blasser Druck. Ein alter Druckkopf oder schwaches Thermopapier lässt die feinen Module des Codes verschwimmen.
• Verblasste Belege. Thermopapier verliert mit der Zeit Kontrast, vor allem bei Wärme und Licht. Ein Bon aus der Hosentasche ist nach Wochen oft nicht mehr lesbar.
• Code am Rand abgeschnitten. Wenn das Layout nicht zur Papierbreite passt, fehlt ein Teil des Codes.

Wenn du unsicher bist, ob deine Kasse den QR-Code druckt oder wie groß er ist: Dein Kassenanbieter kann das meist in den Einstellungen prüfen und anpassen.

Den Code für Kundenbindung nutzen

Der QR-Code enthält den Betrag, den Zeitpunkt und eine fälschungssichere Signatur. Das sind genau die Daten, die ein Treueprogramm braucht, um Punkte fair nach dem Einkaufswert zu vergeben. Eine Verbindung zur Kasse ist dafür nicht nötig.

So nutzt Treuli den Code:

1. Du registrierst deine Kasse einmal bei Treuli.
2. Deine Kunden öffnen deine Treuli-Seite im Browser über den QR-Code am Tresen und scannen dort den Code auf ihrem Bon.
3. Treuli liest den Betrag und schreibt die Punkte gut. Bei aktivierter kryptografischer Prüfung verifiziert Treuli unterstützte Belegsignaturen vor der Gutschrift, und derselbe Bon lässt sich nicht zweimal einlösen.

Das funktioniert mit dem TSE-QR-Code in Deutschland und dem RKSV-Code in Österreich. Druckt deine Kasse bisher nur Klartext, frag deinen Kassenanbieter, ob sich der QR-Code aktivieren lässt.

Wie das für deine Kunden aussieht, ganz ohne App-Download, zeigt die Seite Treueprogramm ohne App.